会社でワークフローシステムを使おう【メリットが満載】

ビジネスの効率化とは

女の人

インターネットを始めとした技術の発達に伴い、ビジネスの現場はより少数の人間でこなせるように進化しています。ワークフローシステムによるペーパーレス化や時間的効率化は、今後のビジネスの現場のスタンダードとなってくることでしょう。

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電子決済の利点

社内

計算ミスがなくなります

会社の経理業務などにワークフローシステムを導入することにより、業務の大幅な改善が期待出来ます。もっとも身近に感じられる効果としては、出張旅費の精算の際に計算ミスが撲滅されるという点です。営業マンが多い会社の場合、毎日のように出張旅費の精算が上がってくるわけですが、手書きの申請用紙に書かれている額の合計が正しいかどうかは、電卓をたたくしか方法がありません。ただし、このやり方ですと時間はかかりますし経理担当者の負担も膨大なものになってしまいます。昨今はどの企業も人手不足で、少しでも個々の業務の負荷を軽減することが必須になっていますので、そのためにはワークフローシステムの導入が不可欠だと言えます。ワークフローシステムを導入しますと、最初は慣れないので使い方に四苦八苦する社員もいますが、慣れてしまえば劇的に業務は改善されます。計算ミスが0になるということで、チェック担当者が電卓をたたいて確認する業務もなくなりますし、ミスをした申請側が再度正しい清算を再申請する手間も省けます。また、各交通機関の料金も路線情報などからワークフローシステムに情報が入っているものも昨今は出てきています。これは、A駅からB駅までの料金の記載の間違いを防ぐことにもつながります。つまり、申請する側は料金を入力するのではなく、利用した駅を入力するシステムなのです。この場合、申請者が自分が乗った区間の料金を調べる手間まで省けてしまいます。

システムの選び方

オフィス

企業においては、申請とその承認など定型的な業務については、ワークフローシステムを導入し対応しているケースが多い。これらのシステムを導入する場合には、操作性の良さや自社の申請や承認手続きが実現できるかの確認がポイントである。

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業務の内容見直しと改善

男性と女性

会社の仕事量を減らしたり、電子化を進めることで仕事を効率化したり業務の最適化が図れるといわれるワークフローシステム。導入はそれほど難しくなく、働き方改革の一環として導入する企業も増えているのもまた事実です。

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スムーズフローで効率化

社内

時短や残業抑制、業務効率化に役立つのがワークフローシステムです。稟議書の回覧や決済から経理や経費の精算業務、書類のひな形の検索や作成にはじまり、人事業務もシステム化してヒューマンエラーの少ないスムーズな業務フローを構築できます。

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業務を効率化するために

女性 ワークフローシステムを導入すれば、紙物を使っていた申請や承認の業務フローを大幅に改善することができます。電子データを使うことになるので、承認までにかかる時間が短縮され、紛失してしまうといった危険性もなくなります。

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