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報連相の簡素化

インターネットを始め、ネット環境の発達で私たちの生活は一変しました。ビジネスの現場でもIOTやビッグデータに人工知能など、昭和の時代には漫画の創造物だった技術が生まれ続々と企業に採用されています。そして最近では、報連相の簡素化やペーパーレス化の推進の一環としてワークフローシステムが普及しています。ワークフローシステムのわかりやすいところは、書類の手続きや承認確認が簡単になることでしょう。これらのやり取りは今まではFAX、郵送、メールでやり取りをしていましたがワークフローシステムを使えば、システム内でリアルタイムの承認や確認ができるようになります。スマホやノートパソコンの軽量化が進んでいる今では出先でも急ぎの確認を行うことができるうえ、インターネット上のやり取りで完結する為ペーパーレス化にも繋がります。またワークフローシステム内で扱った書類は検索することですぐに閲覧することができ、紙面にしたい書類もすぐに検索できます。それにともないこれまで重要書類の保管場所として使っていたスペースも必要なくなります。また業務にワークフローシステムを組み入れることで社内規定通りに書類の提出を遵守させることもできます。紙面の場合は規定以外のフローでも承認が進んでしまうケースや、決裁者が不在の場合は決済に時間が掛かる場合もありますが、このような場合もネット環境があれば出先から決済の確認を行うことができます。監査に必要な証拠管理も容易となるでしょう。

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